Geschäftsessen und Steuerrecht: Wann Bewirtungskosten wirklich abziehbar sind

So vermeiden Sie typische Fehler – und nutzen steuerliche Vorteile gezielt aus

Ein gemeinsames Essen mit Geschäftspartnern, Mandanten oder potenziellen Kunden ist oft mehr als nur eine nette Geste – es ist ein strategisches Instrument im Geschäftsalltag. Richtig eingesetzt, können die damit verbundenen Aufwendungen auch steuerlich geltend gemacht werden. Doch die Anforderungen der Finanzverwaltung sind streng – und kleine Versäumnisse führen schnell zum vollständigen Verlust des Betriebsausgabenabzugs.

Wir zeigen Ihnen, worauf Sie achten müssen, damit Ihr Geschäftsessen nicht nur menschlich, sondern auch steuerlich ein voller Erfolg wird.

1. Nur 70 % der Bewirtungskosten sind abziehbar

Unternehmerinnen und Unternehmer dürfen geschäftlich veranlasste Bewirtungen grundsätzlich als Betriebsausgabe absetzen. Allerdings erkennt das Finanzamt nur 70 % der angemessenen Bewirtungskosten steuerlich an – inklusive Trinkgeld. Der verbleibende Anteil wird pauschal als privat veranlasst angesehen. Die Höhe der Kosten muss sich außerdem im Rahmen des Üblichen bewegen. Luxuriöse Events oder exzessive Weinkarten können zur vollständigen Versagung des Abzugs führen.

2. Die Umsatzsteuer kann zu 100 % geltend gemacht werden

Sofern eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt und die Bewirtung aus geschäftlichem Anlass erfolgt ist, kann die ausgewiesene Umsatzsteuer in voller Höhe als Vorsteuer abgezogen werden. Die 70/30-Regel betrifft ausschließlich den ertragsteuerlichen Abzug – nicht jedoch die umsatzsteuerliche Komponente.

3. Rechnungen über 250 € müssen bestimmte Angaben enthalten

Ein häufiger Fehler: Bei Bewirtungen mit einem Gesamtbetrag von über 250 € brutto reicht eine einfache Quittung oder Kleinbetragsrechnung nicht mehr aus. Stattdessen verlangt das Finanzamt eine vollständige Rechnung, auf der der Unternehmer namentlich als Leistungsempfänger benannt ist. Fehlt dieser Hinweis, wird der Betriebsausgabenabzug regelmäßig versagt – unabhängig davon, ob die Bewirtung betrieblich veranlasst war.

4. Sorgfältige Dokumentation ist zwingend erforderlich

Ein formaler Stolperstein liegt häufig in der Dokumentation des Bewirtungsvorgangs. Damit die Kosten steuerlich anerkannt werden, muss der Unternehmer ein gesondertes Bewirtungsprotokoll führen, aus dem folgende Angaben hervorgehen:

• Ort und Datum der Bewirtung
• Anlass der Bewirtung (konkret benannt, nicht pauschal)
• Namen der bewirteten Personen sowie deren geschäftliche Beziehung zum Unternehmen
• Höhe der Bewirtungskosten (in Übereinstimmung mit der Rechnung)

Allgemeine Formulierungen wie „Kundengespräch“ oder „Arbeitsessen“ genügen nicht – das Finanzamt verlangt eine klare und prüfbare Begründung des betrieblichen Bezugs.

Fazit: Wer sorgfältig plant, spart Steuern – wer nachlässig ist, zahlt drauf

Die steuerliche Behandlung von Bewirtungskosten ist ein Paradebeispiel für die feine Grenze zwischen erlaubt und abgelehnt. Wer die Anforderungen kennt und beachtet, kann seine Steuerlast rechtssicher optimieren. Umgekehrt führen unvollständige Angaben oder Formfehler schnell zu Steuernachforderungen, Zinsen und unnötigem Aufwand.

Ob konkrete Einzelfrage oder umfassende steuerliche Einschätzung – wir beraten Sie fundiert und individuell.

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